Всем привет. Это первая статья из серии о Microsoft Excel. Сегодня вы узнаете:

• Что такое Microsoft Excel
• Для чего он нужен
• Как выглядит его рабочее пространство

В следующей статье мы еще немного обсудим рабочую среду программы. А вот в третьем посте этого цикла уже будем , так что самое интересное совсем близко! В дальнейшем мы будем ориентироваться на практику, поскольку она интересна всем.

Для усвоения этой и последующих статей цикла, вам понадобится компьютер с Microsoft Office, в том числе Excel. Если у Вас еще нет этой программы, ее можно купить, например, здесь .

Что такое Excel, для чего его использовать

Рабочее пространство Excel

Кстати, вы можете размещать данные в произвольном порядке на листе, программа не ограничивает вас в свободе действий. А значит, можно легко создавать различные , отчеты, формы, макеты и , выбрать оптимальное место для .

А теперь давайте взглянем на окно Excel в целом и разберемся с назначением некоторых его элементов:

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel есть одним из наиболее популярных программ в мире.

Ценной возможностью Excel есть возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется с помощью объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обделываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, разрешая легко работать, изменять его и руководить расчетами.

С помощью Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать больше 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать разные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничные методы графического представления данных: кроме нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, что настраиваются типы, помогают наглядно отобразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу по Excel, по достоинству оценят помощь "мастеров" - вспомогательных программ, которые помогают при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предвиденных дальнейших шагах и показывая, в зависимости от планированного ответа, результат, проведут пользователя "за руку" за всеми этапами построения диаграммы кратчайшим путем.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением к ней данных и построением диаграмм. Тяжело вообразить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных. В Excel включенный мощный инструмент анализа - Сводная таблица. С ее помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержать большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими клацаньями кнопкой мыши приводить их в удобный и читается вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программ-мастера.

В Microsoft Excel есть два основных типа объектов: книга и письмо.

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, который используется для обработки и хранение данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Письма служат для организации и анализа данных, которые можно вводить и редактировать одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисление на основе данных с нескольких листов. После создания диаграммы можно поместить на письмо с соответствующими данными или на отдельное письмо диаграммы.

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного письма на другого нужно указать соответствующий ярлык. Название активный лист выделен жирным шрифтом.

В Microsoft Excel очень много разнообразных функций, например:

1. Финансовые , среди множество специальных функций, вычисляющих проценты по депозиту или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и разнообразнейший обратные и родственные величины.

2. Функции даты и времени – большинство функций этой категории ведает преобразованиями даты и времени в разные форматы. Две специальные функции СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют в каморку текущую дату (первая) и дату и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесение любых изменений в таблицу.

5. Ссылка и массивы. В этой категории находятся функции, которые разрешают обратиться к массиву данных (по колонке, строке, прямоугольному интервалу) и получить из него разнообразнейший информацию: номера столбцов и строк, у него входят, их количество, содержимое нужного вам элемента массива; можно найти, в какой каморке этого массива нужное число или текст и т.д.

6. Текст – В этой группе десятка два команд. С их помощью можно сосчитать количество символов в воротничке, включая пробелы (ДЛСТР), узнать код символа (КОДСИМВ), узнать, какой символ стоит первым (ЛЕВСИМВ) и последним (ПРАВСИМВ) в строке текста, поместить в активную каморку некоторое количество символов из другой воротнички (ПСТР), поместить в активную каморку весь текст из другого каморки большими (ПРОПИСН) или сточными буквами (СТРОЧН), проверить, или совпадают две текстовые каморки (СОВПАД), найти некоторый текст (ПОИСК, НАЙТИ) и заменить его другим (ЗАМЕНИТЬ).

7. Проверка свойств и значения – здесь находятся команды, с помощью которых можно получить информацию о типе данных в воротничке (число там находится, текст или какая-то другая информация), о формате, о текущей операционной среде, о типичных ошибках, которые возникли в формуле, и т.п..

8. Работа с базой данных – здесь можно найти команды статистического учета (БДДИСП - дисперсия по выборке из базы, БДДИСПП - дисперсия по генеральной совокупности, ДСТАНДОТКЛ - стандартное отклонение по выборке), операции со столбцами и строками базы, количество непустых (БСЧЕТА) или (БСЧЕТ) ячеек и т.д.

9. Мастер диаграмм – встроенная программа EXCEL, что упрощает работу с основными возможностями программы.

Назначение MS Excel.

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые, бухгалтеры, журналисты и т.д., с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. Вначале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система "растет" вместе с потребностями пользователя, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Есть возможность не только использовать стандартные панели инструментов, но и создавать свои собственные.

Заключение.

Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому экспериментируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени.

Программа обработки электронных таблиц Microsoft Excel (в дальнейшем для крат-кости используются названия Excel или MS Excel), как и текстовый редактор MS Word, входит в пакеты семейства Microsoft Office. В настоящее время используются в основном версии MS Excel 7.0, MS Excel 97, MS Excel 2000, которые вхо-дят в пакеты MS Office 95, MS Office 97 и MS Office 2000 соответственно. В посо-бии рассматриваются общие вопросы работы с программой обработки электронных таблиц, которые в той или иной форме представлены во всех упомянутых версиях. Поэтому а пособии нигде не конкретизируется версия программы. Приведенные в пособии примеры получены в редакторе MS Excel 97.

Назначение MS Excel

Программа MS Excel — это мощный и достаточно простой в использовании пакет обработки электронных таблиц, предназначенный для решения широкого круга планово-экономических, учетно-статистических, научно-технических и других задач, в которых числовая, текстовая или графическая информация с некоторой регулярной, повторяющейся структурой представлена в табличном виде. Электрон-ная таблица так же, как и обычная таблица, состоит из строк и столбцов, на пересе-чении которых располагаются ячейки . Однако, в отличие от обыкно-венной, электронная таблица служит не только для наглядного представления числовой, текстовой и графической информации.

Основное отличие электронной таблицы от обычной состоит в возможности размещения различных расчетных формул в ее ячейках, а также в широкой автоматизации обработки представленных в табличном виде данных. Пусть, например, в одном столбце таблицы находится доход различных организаций за некоторый период, а в другом столбце нужно по-местить подоходный налог, который определенным образом вычисляется в зави-симости от полученного дохода. Вместо того чтобы выполнять ручной расчет на-лога, в ячейки этого столбца можно записать соответствующие расчетные формулы, а программа Excel сама подсчитает налог и поместит соответствующие значения в нужные ячейки вместо стоящих там. формул. Поэтому программу Excel доста-точно часто называют процессором электронных таблиц.

Основные возможности MS Excel

Программа обработки электронных таблиц MS Excel обеспечивает пользователя богатым набором возможностей создания и изменения таблиц, Которые могут со-держать числа, текст, даты, денежные единицы, графику, а также математические и иные формулы для выполнения вычислений. Ввод данных в таблицы, их форма-тирование и выполнение различного рода вычислений в значительной степени автоматизированы. Предусмотрены средства представления числовых данных в ви-де диаграмм, создания, сортировки и фильтрации списков, статистического ана-лиза данных и решения оптимизационных задач.

Кроме специфических инструментов, характерных для работы с электронными таблицами, MS Excel обладает стандартным для приложений Windows набором файловых операций, имеет доступ к буферу обмена и механизмам отмены и возврата.

Документы МS Excel записываются в файлы, имеющие расширение.xls. Кроме того, MS Excel может работать с электронными таблицами и диаграммами, созданными в других распространенных пакетах (например, Lotus 1-2-3), а также пре-образовывать создаваемые им файлы для использования их другими программами.

Основные возможности и инструменты программы MS Excel:

Широкие возможности создания и изменения таблиц произвольной структуры;

Автозаполнение ячеек таблицы;

Богатый набор возможностей форматирования таблиц;

Богатый набор разнообразных функций для выполнения вычислений;

Автоматизация построения диаграмм различного типа;

Мощные механизмы создания и обработки списков (баз данных): сортировка, фильтрация, поиск;

Механизмы автоматизации создания отчетов.

Кроме специфических, характерных для программ обработки электронных таб-лиц MS Excel обладает целым рядом возможностей и инструментов, используе-мых в текстовом редакторе MS Word и в остальных приложениях пакета MS Office, а также в операционной системе Windows :

Мощная встроенная справочная система, наличие контекстно-зависимой справки;

Изменение форм текстового курсора и указателя мыши при изменении теку-щей ситуации в редакторе, облегчающее пользователю ориентацию в произво-димых программой и возможных собственных действиях;

Набор заготовок (шаблонов) документов, наличие мастеров — подсистем, авто-матизирующих работу над стандартными документами в стандартных ситуа-циях;

Возможность импорта — преобразования файлов из форматов других программ обработки электронных таблиц в формат MS Excel, и экспорта — преобразова-ния файлов из формата MS Excel в форматы других программ;

Доступ к буферу обмена, позволяющему осуществлять перенос фрагментов как внутри одного документа, так и между различными документами и приложениями;

Механизмы отмены и восстановления после нее последних выполненных действий (откат и накат);

Поиск и замена подстрок;

Средства автоматизации работы с документами — автозамена, автоформат, автоперенос и т. д.;

Возможности форматирования символов, абзацев, страниц, создания фона, обрамления, подчеркивания;

Проверка правильности написания слов (орфографии) по встроенному словарю на разных языках;

Широкие возможности по управлению печатью документов (определение коли-чества копий, выборочная печать страниц, установка качества печати и т. д.);

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки - значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Спарклайны - это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File - Properties - Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт» - и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

1. Описание возможностей MS Excel
   

   Microsoft Excel (полное название Microsoft Office Excel) - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Входит в состав пакета Microsoft Office.
   

   При помощи Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 600 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.
   

   Для графического представления данных помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить тематику диаграммы.
   

   Использование механизма связи и внедрения объектов (OLE2) позволяет широко использовать дополнительные графические редакторы, редактор формул и многие другие утилиты, поддерживающие механизм OLE2. Особенностью данного механизма является то, что любой объект в документе (рисунок, видеоизображение, текст) можно редактировать непосредственно в основном документе, не прибегая к помощи дополнительных программ .
   

   Впечатляет и механизм динамического обмена данными между Excel и другими приложениями Windows. Допустим, что в Word для Windows готовится квартальный отчет. В качестве основы отчета используются данные в таблице Excel. Если обеспечить динамическую связь между таблицей Excel и документом Word, то в отчете будут всегда самые последние данные. Можно даже написать текст шаблона отчета, вставить в него связи с таблицами и, таким образом, значительно сократить время подготовки квартальных отчетов.
   

   Удобство работы с таблицей сказывается на производительности, поэтому в Excel таблицы и работа с ними организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности при минимуме усилий со стороны пользователя. Все таблицы сразу объединены в рабочие книги. Доступ к нужной таблице осуществляется путем щелчка по корешку этой таблицы, на которой написано ее имя. Имя таблицы можно изменить в любой момент, причем не нужно ограничиваться принятыми для имен файлов соглашениями. Есть возможность редактирования таблицы непосредственно в ячейке, что позволяет указать в ней одновременно различные шрифты и их стили.
   

   Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и построением диаграмм. В Excel включены мощные инструменты анализа – сводные таблицы и диаграммы. С их помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера.
   

   Технология IntelliSense является неотъемлемой частью любого приложения семейства Microsoft Office для Windows 9х. Например, механизм авто коррекции доступен в любом приложении Microsoft Office, в том числе и в Microsoft Excel 2003.
   

   Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор. Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.
   

   Поэтому в Microsoft Excel, начиная с версии 7.0, была встроена функция AutoCalculate (Автоматическое вычисление). Эта функция позволяет увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделив необходимые ячейки таблицы. При этом пользователь может указать, какого типа результат желает увидеть — сумму, среднее арифметическое, или значение счетчика, отражающего количество отмеченных элементов .
   

   Еще одно нововведение последних версий продукта позволяет при заполнении большой таблицы не тратить время на ввод с клавиатуры текста, который уже содержится в какой-либо ячейке, заполненной ранее. При вводе текста производится автоматическое сканирование введенных ранее ячеек, и, если есть соответствие, Excel предлагает автоматически поместить найденное содержимое ячейки в новую. Для этого достаточно просто нажать клавишу Enter.
   

   Режим автоматической фильтрации позволяет быстро производить выборки из записей таблицы, просто указывая нужный механизм фильтрации. Новый диалог открытия и поиска документа предоставляет более удобный интерфейс, позволяющий осуществлять предварительный просмотр и фильтрацию документов по нескольким критериям: дате создания, длине файла и т.д.
   

   Интерфейс Microsoft Excel в последних версиях стал более интуитивным и понятным. Исследования показали, что при использовании предыдущих версий Microsoft Excel пользователь часто не успевал «увидеть» процесс вставки строки. Во время выполнения этой операции новая строчка появлялась очень быстро, и пользователь часто не мог понять, что же произошло в результате выполнения конкретной операции? Появилась ли новая строка? И если появилась, то где? Для решения этой проблемы в Microsoft Excel был реализован «динамический интерфейс». Теперь при операции вставки строки новая строка таблицы появляется на экране плавно, и результат вполне очевиден. Аналогичным образом отражается выполнение и других операций, например, операции удаления или переноса строки. Другие детали интерфейса также стали более наглядными. Например, при прокрутке окна таблицы с помощью бегунка на полосе прокрутки появляется номер текущей строки, помогающий сориентироваться в положении «поплавка» относительно всей таблицы. К каждой ячейке таблицы можно вставить комментарий прямо в ячейку, и при попадании курсора мыши на эту ячейку комментарий будет высвечен автоматически .
   

2. Интерфейс Microsoft Excel и отображение данных
   

   Окно Excel содержит множество различных элементов (см рис.1.1). Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные имеются только в этом табличном редакторе. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки — цифрами.
   

   Как и во многих других программах в среде Windows, рабочий лист представляется в виде отдельного окна со своим собственным заголовком — это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов.
   

   На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т.д. В окне Excel, как и в других программах семейства Microsoft Office, под заголовком окна находится строка меню.
   

   Чуть ниже находятся панели инструментов: «Стандартная » и «Форматирование ». Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel.
   

   
   

   Рис. 1.1 Интерфейс Microsoft Excel 2003
   

   Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно, выделив соответствующие ячейки и открыв меню «Формат ». Выбрав команду «Ячейки » в меню «Формат ». После этого на экране появится диалог, в котором будут указаны различные шрифты, можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне «Пример ». Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.
   

   Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.
   

   В Excel’е можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Для этого надо выбрать вкладку «Вид» в диалоге «Формат ячеек ». Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.
   

   Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню «Формат ячейки», а в появившемся диалоге — вкладку «Число». Выбирается в группе слева строку «Денежный». Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов: чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа.
   

   В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле «Коды формата». Во второй колонке показано, как будет выглядеть число в результате форматирования.
   

   
   Формат Результат
   

   #.###,## 13
   

   0.000,00 0.013,00
   

   #.##0,00 13,00
   

   Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен в виде решётки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать «решётку».
   

   В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду «Сервис – Орфография ». Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте .
   

   Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог «Проверка Орфографии ».
   

3. Вычисление в Excel
   

   По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетов это может занять продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисление.
   

   Для этого нужно выбрать команду меню «Сервис –Параметры », далее в появившейся вкладке «Вычисление » выбрать опцию «Вручную » и установить переключатель «Перевычислять перед сохранением ». После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши «Вычислить ».
   

   Все математические функции описываются в программах с помощью
   

   специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице 1 .
   

   Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную, даты — программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.
   

   Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций, нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак, плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:=B1+B2+B3+C4+C5+D2
   

   Таблица 1.1. Список операторов MS Excel
   

   Оператор	Функция	Пример
   Арифметические операторы
   	сложение	A1+1
   	вычитание	4-С4
   	умножение	A3*X123
   	деление	D3/Q6
   	процент
   Операторы связи
   	диапазон	СУММ(A1:C10)
   	объединение	СУММ(A1;A2;A6)
   Текстовый оператор соединения
   	соединение текстов

   Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтоб быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из «Мастера функций », можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом:=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2) .
   

   Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во первых, нагляднее, а во вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например, нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ (А1;А2;А3;А4). Или то же другим способом: =СУММ (А1:А4).
   

4. Построение диаграмм
   

   Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. Во все версии Excel начиная с версии 5.0 включен «Мастер диаграмм », который позволяет создавать диаграммы «презентационного качества».
   

   Диаграммы можно расположить рядом с таблицей или разместить её на отдельном рабочем листе.
   

   Мастер диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Мастеру указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Мастера диаграмм.
   

   Кроме обычных диаграмм в Excel присутствует возможность построения сводных диаграмм, позволяющих проводить предварительную группировку данных .
   

5. Анализ «что-если» в MS Excel
   

6. Надстройка «Подбор параметра»
   

   Специальная функция Goal Seek (Подбор параметра) позволяет определить параметр (аргумент) функции если известно ее значение. При подборе параметра значение влияющей ячейки (параметра) изменяется до тех пор, пока формула, зависящая от этой ячейки, не возвратит заданное значение.
   

   Достаточно указать формулу, ее значение и изменяемую ячейку, влияющую на эту формулу. Excel ищет решение путем последовательных итераций. Изменяемая ячейка должна содержать значение (не формулу) и должна влиять на результат, который требуется получить.
   

   Чтобы воспользоваться средством «Подбор параметра» необходимо выполнить следующие действия:
   

   — выделить ячейку с формулой, которую необходимо «подогнать» под заданное значение;
   

   — выполнить команду Сервис > Подбор параметра. Появится диалоговое окно «Подбор параметра» (см. рис. 2.1). В поле «Установить в ячейке» уже будет находиться ссылка на выделенную ячейку.
   

   
   

   Рис. 2.1 Средство «Подбор параметра»
   

   — в поле Значение ввести величину, которую необходимо получить.
   

   В поле «Изменяя значение ячейки» ввести ссылку на исходную ячейку. Эта ячейка должна влиять на, выбранную на шаге 1 формулу. Средство «Подбор параметра» начнет итерационный процесс поиска решения.
   

   Если необходимо приостановить или отменить затянувшийся процесс подбора параметра, надо нажать в открывшемся диалоговом окне «Результат подбора параметра» кнопку «Пауза» или «Отмена». После нажатия кнопки пауза можно выполнять процесс поиска решения по шагам. Для этого используется кнопка «Шаг». Для возобновления автоматического поиска нажать кнопку «Продолжить».
   

   После того как решение найдено, надо нажать кнопку «ОК», чтобы заменить значение на рабочем листе на новое, или нажать кнопку «Отмена», чтобы сохранить прежние величины.
   

   Задачу поиска параметра при налагаемых граничных условиях поможет решить специальная надстройка Microsoft Excel Solver (Поиск решения) .
   

7. Использование таблиц подстановки
   

   Таблицы подстановки (или таблицы данных) являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа «что-если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе .
   

   Таблица данных с двумя переменными, например, может показать влияние на размер ежемесячных выплат по закладной различных процентных ставок и сроков займа.
   

   Таблицы подстановки данных пересчитываются всякий раз при пересчете листа, даже если в них не были внесены изменения. Для ускорения процесса пересчета листа, содержащего таблицу подстановки данных, следует так изменить параметр Вычисления , чтобы автоматически пересчитывался лист, но не таблицы.
   

   Для создания таблицы подстановки с одной переменной следует сформировать таблицу подстановки с одной переменной, чтобы введенные значения были расположены либо в столбце (ориентированные по столбцу), либо в строке (ориентированные по строке). Формулы, используемые в таблицах подстановки с одной переменной, должны ссылаться на ячейку ввода .
   

Либо в отдельный столбец, либо в отдельную строку введите список значений, которые следует подставлять в ячейку ввода.


Выполните одно из следующих действий.


Если значения в таблице подстановки ориентированы по столбцу, введите формулу в ячейку, расположенную на одну строку выше и на одну ячейку правее первого значения. Правее первой формулы введите любые другие формулы.


Если значения в таблице подстановки ориентированы по строке, введите формулу в ячейку, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения. В том же столбце, но ниже введите любые другие формулы.


Выделите диапазон ячеек, содержащий формулы и значения подстановки.


В меню Данные выберите команду Таблица .


Выполните одно из следующих действий:


если значения в таблице расположены по столбцам, введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по строкам в ;


если значения в таблице расположены по строкам, введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам в .


Для создания таблицы подстановки с двумя переменными используют одну формулу с двумя наборами значений. Формула должна ссылаться на две различные ячейки ввода .

1. Надстройка «Поиск решения»
   

   Надстройка Microsoft Excel Solver (Поиск решения) не устанавливается автоматически при обычной установке:
   

1. Использование сводных таблиц для анализа данных
   

2. Создание и редактирование сводных таблиц
   

   Сводная таблица - это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а
   

   Рис. 3.1 Пример сводной таблицы
   

   также отобразить детальные данные области (см. рис. 3.1). В сводной таблице содержатся поля, подводящие итоги исходных данных в нескольких строках. Переместив кнопку поля в другое место сводной таблицы, можно изменить представление данных .
   

   Поле страницы - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область страничной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Область» является полем страницы, которое можно использовать для подведения итогов по регионам. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.
   

   Элементы поля страницы объединяют записи или значения поля или столбца исходного списка (таблицы). В этом примере, элементу «Восток», отображаемому в поле страницы «Область», приведены в соответствие все данные по восточному региону.
   

   Поле данных - это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В этом примере поле «Сумма по Заказ» является полем данных, подводящим итоги исходных данных в поле или столбце «Сумма заказа».В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции «Кол-во значений», а числовых данных - с помощью итоговой функции «Сумма».
   

   Элементы поля - это подкатегории поля сводной таблицы. В данном примере значения «Мясо» и «Дары моря» являются элементами поля в поле «Продукты». Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных. Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в раскрывающемся списке для полей страниц.
   

   Поля строки - это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область строчной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Продукты» и «Продавец» являются полями строки. Внутренние поля строки (например «Продавец») в точности соответствуют области данных; внешние поля строки (например «Продукты») группируют внутренние .
   

   Поле столбца - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область столбцов. В этом примере «Кварталы» является полем столбца, включающим два элемента поля «КВ2» и «КВ3». Внутренние поля столбцов содержат элементы, соответствующие области данных; внешние поля столбцов располагаются выше внутренних (в примере показано только одно поле столбца).
   

   Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным. В примере выше в ячейке C6 суммируются все записи исходных данных, содержащие одинаковое название продукта, распространителя и определенный квартал («Мясо», «ТОО Мясторг» и «КВ2»).
   

   Сводную таблицу можно создать на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, нескольких листах Microsoft Excel, во внешней базе данных, а также в другой сводной таблице.
   

   Команда Данные, Сводная таблица вызывает Мастера сводных таблиц для построения сводов - итогов определенных видов на основании данных списков, других сводных таблиц, внешних баз данных, нескольких разрозненных областей данных электронной таблицы MS Excel. Сводная таблица обеспечивает различные способы агрегирования информации .
   

   Мастер сводных таблиц осуществляет построение сводной таблицы в несколько этапов:
   

   Этап 1. Указание вида источника сводной таблицы:
   

   — использование списка (базы данных Excel);
   

   — использование внешнего источника данных;
   

   — использование нескольких диапазонов консолидации;
   

   — использование данных из другой сводной таблицы.
   

   В зависимости от вида источника изменяются последующие этапы работы по созданию сводной таблицы. Рассмотрим наиболее распространенный случай использования списков при построении сводных таблиц.
   

   Этап 2. Указание диапазона ячеек, содержащего исходные данные. Список (база данных Excel) должен обязательно содержать имена полей (столбцов). Полное имя диапазона ячеек записывается в виде
   

   [имя_книги]имя_листа!диапазон ячеек
   

   Если предварительно установить курсор в список, для которого строится сводная таблица, интервал ячеек будет автоматически указан. Для ссылки на закрытый интервал другой рабочей книги нажимается кнопка <0бзор>, в одноименном диалоговом окне выбирается диск, каталог и файл закрытой рабочей книги, вводится имя рабочего листа и диапазон ячеек либо имя блока ячеек.
   

   Этап 3 . Построение макета сводной таблицы. Структура сводной таблицы состоит из следующих областей, определяемых в макете (рис. 3.2):
   

   
   

   Рис. 3.2 Схема макета сводной таблицы
   

   страница - на ней размещаются поля, значения которых обеспечивают отбор записей на первом уровне; на странице может быть размещено несколько полей, между которыми устанавливается иерархия связи - сверху вниз; страницу определять необязательно;
   

   столбец - поля размещаются слева направо, обеспечивая группировку данных сводной таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или строки определять столбец необязательно;
   

   строка - поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группировку данных таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или столбцов определять строку необязательно;
   

   данные - поля, по которым подводятся итоги, согласно выбранной функции; область определять обязательно.
   

   Размещение полей выполняется путем их перетаскивания при нажатой левой кнопке мыши в определенную область макета. Каждое поле размещается только один раз в областях: страница, строка или столбец. По этим полям можно формировать группы и получать итоговые значения в области данные - группировочные поля. В области данные могут находиться поля произвольных типов, одно и то же поле может многократно размещаться в области данные. Для каждого такого поля задается вид функции и выполняется необходимая настройка.
   

   Для изменения структуры сводной таблицы выполняется перемещение полей из одной области в другую (добавление новых, удаление существующих полей, изменение местонахождения поля). Для сводных таблиц существен порядок следования полей (слева направо, сверху вниз), изменяется порядок следования полей также путем их перемещения.
   

   В макете сводной таблицы можно выполнить настройку параметров полей, размещенных в области данных. Эта настройка полей осуществляется с помощью диалогового окна «Вычисление поля сводной таблицы» (рис. 2.2).
   

   Для этого следует установить курсор на настраиваемое поле и дважды нажать левую кнопку мыши для вызова диалогового окна «Вычисление поля сводной таблицы», в котором можно переименовать поле, изменить операцию, производимую с данными поля, или изменить формат представления числа.
   

   Кнопка «Дополнительно» вызывает панель Дополнительные вычисления для выбора функций, список которых приведен в табл. 2. При использовании функции сравнения (Отличие, Доля, Приведенное отличие) выбирается Поле и Элемент, с которым будет производиться сравнение. Список Поле содержит поля сводной таблицы, с которым связаны базовые данные для пользовательского вычисления. Список Элемент содержит значения поля, участвующего в пользовательском вычислении.
   

   
   

   Рис. 3.2 Диалоговое окно «Вычисление поля сводной таблицы»
   

   Таблица 2.1 Виды дополнительных функций над полем в области данных
   

   Функция	Результат
   Отличие	поле и элемент
   Доля	Значения ячеек области данных отображаются в процентах к заданному элементу, указанному в списках поле и элемент
   Приведенное отличие	Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в списках поле и элемент, нормированной к значению этого элемента
   С нарастающим итогом в поле	Значения ячеек области данных отображаются в виде нарастающего итога для последовательных элементов. Следует выбрать поле, элементы которого будут отображаться в нарастающем итоге
   Доля от суммы по строке	Значения ячеек области данных отображаются в процентах от итога строки
   Доля от суммы по столбцу	Значения ячеек области данных отображаются в процентах от итога столбца
   Доля от общей суммы	Значения ячеек области данных отображаются в процентах от общего итога сводной таблицы
   Индекс	При определении значений ячеек области данных используется следующий алгоритм: ((Значение в ячейке) * (Общий итог)) / ((Итог строки) * (Итог столбца))

   Этап 4. Выбор места расположения и параметров сводной таблицы. В появляющемся на четвертом шаге диалоговом окне (рис. 2.3) можно выбрать место расположения сводной таблицы, установив переключатель новый лист или существующий лист, для которого необходимо задать диапазон размещения. После нажатия кнопки <Готово> будет сформирована сводная таблица со стандартным именем.
   

   
   

   Рис. 3.3 Диалоговое окно «Мастер сводных таблиц» на 4-м этапе
   

   Кнопка <Параметры> в диалоговом окне 4-го шага вызывает диалоговое окно «Параметры сводной таблицы», в котором устанавливается вариант вывода информации в сводной таблице:
   

   общая сумма по столбцам - внизу сводной таблицы выводятся, общие итоги по столбцам;
   

   общая сумма по строкам - в сводной таблице формируется итоговый столбец;
   

   автоформат - позволяет форматировать сводную таблицу с помощью команды Формат, Автоформат и другие параметры.
   

3. Сводные диаграммы
   

   Отчет сводной диаграммы позволяет отображать данные в графическом представлении в отчете сводной таблицы. Макет и данные, отображаемые в отчете сводной диаграммы, можно изменять таким же образом, как и в отчете сводной таблицы.
   

   
   

   Рис. 3.4 Отчет сводной таблицы сведений о продажах
   

   
   

   Рис. 3.5 Отчет сводной диаграммы этих же сведений
   

   Большинство операций для обычных диаграмм аналогичны операциям отчета сводной диаграммы. Однако существует и ряд отличий .
   

   Тип диаграммы. Стандартный тип для обычной диаграммы - это сгруппированная гистограмма, которая сравнивает данные по категориям. Тип отчета сводной диаграммы по умолчанию - это гистограмма с накоплением, которая оценивает вклад каждой величины в итог внутри категории. Отчет сводной диаграммы может быть изменен на любой тип, кроме точечной, биржевой и пузырьковой диаграммы.
   

   Положение диаграммы . Обычные диаграммы по умолчанию внедряются на лист. Сводные диаграммы по умолчанию создаются на листах диаграмм. После создания отчета сводной диаграммы его можно переместить на лист.
   

   Создание диаграммы . Для создания обычной диаграммы в Microsoft Excel используется мастер диаграмм. Для создания отчета сводной диаграммы можно воспользоваться мастером диаграмм. Если уже имеется отчет сводной таблицы, служащий исходными данными для отчета сводной диаграммы можно воспользоваться мастером сводных таблиц и сводных диаграмм.
   

   Исходные данные . Обычные диаграммы связаны непосредственно с ячейками листа. Сводные диаграммы могут быть основаны на нескольких различных типах данных, включая: списки Microsoft Excel; базы данных; данные, находящиеся в нескольких диапазонах консолидации; и внешние источники (базы данных Microsoft Access и базы данных OLAP).
   

   Элементы диаграммы . Отчет сводной диаграммы содержит те же элементы, что и обычная диаграмма, но также содержит поля и объекты, которые могут быть добавлены, повернуты или удалены для отображения разных представлений данных. Категории, серии и данные в обычных диаграммах стали соответственно полями категорий, полями рядов и полями данных в отчете сводной диаграммы. Отчет сводной диаграммы также включает поля страниц. Каждое из этих полей содержит объекты, которые в обычной диаграмме отображаются как названия категорий или названия рядов в легендах. Кнопки полей и контуры области могут быть скрыты при печати или размещении в Интернете.
   

   Форматирование . Некоторые параметры форматирования теряются после изменения макета или обновления отчета сводной диаграммы. Эти параметры форматирования включают линии тренда и планки погрешностей, изменения подписей значений и изменения рядов данных. Обычные диаграммы не теряют эти параметры после применения форматирования.
   

   Перемещение элементов и изменение их размеров . В отчете сводной диаграммы невозможно переместить или изменить размер области построения, легенды, заголовков осей и диаграмм, однако можно выбрать одну из нескольких установленных позиций для легенды и изменить размер шрифта заголовков. В обычных диаграммах можно перемещать все эти элементы и изменять их размер.
   

   Отчет сводной диаграммы может быть создан :
   

   1. На основе отчета сводной таблицы . Убедитесь, что в отчете сводной таблицы имеется хотя бы одно поле строк, которое станет полем категории в отчете сводной диаграммы, и поле столбца, которое станет полем ряда. Если отчет сводной таблицы структурирован, переместите хотя бы одно поле на область столбца перед началом создания диаграммы.
   

   2. При отсутствии отчета сводной таблицы. В мастере сводных таблиц и диаграмм указывается тип исходных данных, которые требуется использовать, и устанавливаются параметры использования данных. После чего отчет сводной диаграммы располагается аналогично отчету сводной таблицы. Если книга не содержит отчета сводной таблицы, то при создании отчета сводной диаграммы Microsoft Excel создает также отчет сводной таблицы. При изменении отчета сводной диаграммы изменяется связанный отчет сводной таблицы и наоборот.
   

   3. Настройка отчета . Затем с помощью мастера диаграмм и команд меню Диаграмма можно изменить тип диаграммы и другие параметры, такие как заголовки, расположение легенды, подписи данных, расположение диаграммы и т. п.
   

   4. Использование полей страниц . Использование полей страниц является удобным способом обобщения и выделения подмножества данных без необходимости изменения сведений о рядах и категориях. Например, чтобы во время презентации показать продажи за все годы, следует в поле страницы «Год» выбрать пункт (Все) . Выбирая затем определенные годы, можно сфокусироваться на информации по отдельным годам. Каждая страница диаграммы имеет одну и ту же категорию и ряд макета для разных лет, поэтому данные для каждого года легко сравнимы. Кроме того, позволяя единовременно получать только одну страницу из большого набора данных, поля страниц экономят память при использовании в диаграмме внешних источников данных.
   

   2.3 Изменение сводной таблицы: внешний вид, обновление, макет и форматирование
   

   После завершения построения сводной таблицы могут измениться исходные данные. Для обновления данных сводной таблицы в этом случае следует выполнить команду Данные, Обновить данные.
   

   Для изменения структуры уже построенной сводной таблицы курсор устанавливается в область сводной таблицы, повторно выполняется команда Данные, Сводная таблица, которая вызывает Мастера сводных таблиц, шаг 3.
   

   При этом необходимо заметить, что сводные таблицы предназначены только для чтения, данные в них нельзя изменять. Но зато пользователь может очень легко трансформировать сводную таблицу: добавлять новые строки и столбцы, менять их местами, изменять названия полей и уровень детализации отображаемых данных .
   

   В каждой области таблицы может размещаться не одно, а несколько полей данных. Чтобы добавить неиспользованные поля запроса в сводную таблицу, можно просто перетащить их мышью в нужную область.
   

   Например, можно добавить в область фильтра поле «Клиенты. Название» (CompanyName), что позволит фильтровать данные не только по странам, но и по клиентам (см. рис. 2.4). Для этого необходимо перетащить поле «Клиенты. Название» (CompanyName) из списка полей в область фильтра и поместить его рядом с полем «Страна» (Country). Устанавливая флажки против нужных клиентов, можно будет получать сводные данные по счетам для каждого клиента.
   

   Чтобы удалить поле строки, столбца или фильтра из таблицы, необходимо перетащить его мышью за пределы сводной таблицы (при этом рядом с курсором появится изображение креста). Поле исчезнет из таблицы.
   

   Пользователь может легко поменять местами поля из области фильтра и из области столбцов или строки поменять местами со столбцами. Например, можно переместить поле «Клиенты.Название» (CompanyName) в область столбцов, а поле «Годы» (Year) - в область фильтра. После этого в столбцах таблицы будут отображаться данные по продажам для каждого клиента (рис. 3.6), а, используя поле «Дата размещения по месяцам» (Order Date By Month), можно фильтровать эти данные.
   

   
   

   Рис. 3. Отображение в сводной таблице данных по клиентам
   

   При переносе полей следует обращать внимание на форму указателя мыши. Когда он попадает в одну из областей таблицы - строк, столбцов, данных или фильтра - его форма меняется, и по ней можно определить, когда следует отпускать кнопку мыши.
   

   Cводная таблица связана с исходными данными, но она не обновляется автоматически при изменении исходных данных. Чтобы обновить сводную таблицу, надо выделить в ней любую ячейку и затем в меню Данные выбрать кнопку Обновить данные или нажать одноименную кнопку на панели инструментов Сводные таблицы .
   

   Чтобы Excel автоматически обновлял сводную таблицу при каждом открытие книги, в которой она находится, необходимо выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводная таблица. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы необходимо установить флажок Обновить при открытии .
   

   Если одна сводная таблица служит источником данных для другой, то при обновлении любой из них пересчитываются обе таблицы.
   

   Для изменения внешнего вида ячеек сводной таблицы можно использовать стандартную технику форматирования. Excel сохранит форматы и после обновления или реорганизации таблицы при условии, что не снят флажок Сохранить форматирование в окне диалога Параметры сводной таблицы .
   

   Чтобы примененные форматы не терялись при обновлении или реорганизации таблицы, надо выполнить следующие действия:
   

   1. Выделить в сводной таблице любую ячейку.
   

   2. Выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
   

   3. В окне диалога Параметры сводной таблицы необходимо установить флажок Сохранить форматирование.
   

4. Средства статистического анализа данных
   

   4.1 Средства анализа данных
   

   В состав Microsoft Excel входит набор средств анализа данных (так называемый пакет анализа), предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Для анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ будет выполнен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат будет помещен в выходной диапазон. Другие средства позволяют представить результаты анализа в графическом виде .
   

   В Microsoft Excel представлено большое число статистических, финансовых и инженерных функций. Некоторые из них являются встроенными, другие доступны только после установки пакета анализа.
   

   Средства, которые включены в пакет анализа данных, описаны ниже. Они доступны через команду Анализ данных меню Сервис . Если этой команды нет в меню, необходимо загрузить надстройку Пакет анализа .
   

   1. Дисперсионный анализ.
   

   Существует несколько видов дисперсионного анализа. Требуемый вариант выбирается с учетом числа факторов и имеющихся выборок из генеральной совокупности.
   

   Однофакторный дисперсионный анализ используется для проверки гипотезы о сходстве средних значений двух или более выборок, принадлежащих одной и той же генеральной совокупности. Этот метод распространяется также на тесты для двух средних (к которым относится, например, t-критерий).
   

   Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями . Представляет собой более сложный вариант однофакторного анализа с несколькими выборками для каждой группы данных.
   

   Двухфакторный дисперсионный анализ без повторения . Представляет собой двухфакторный анализ дисперсии, не включающий более одной выборки на группу. Используется для проверки гипотезы о том, что средние значения двух или нескольких выборок одинаковы (выборки принадлежат одной и той же генеральной совокупности). Этот метод распространяется также на тесты для двух средних, такие как t-критерий.
   

   2. Корреляционный анализ.
   

   Корреляционный анализ применяется для количественной оценки взаимосвязи двух наборов данных, представленных в безразмерном виде. Коэффициент корреляции выборки представляет отношение ковариации двух наборов данных к произведению их стандартных отклонений и рассчитывается по следующим формулам.
   

   Корреляционный анализ дает возможность установить, ассоциированы ли наборы данных по величине, то есть, большие значения из одного набора данных связаны с большими значениями другого набора (положительная корреляция), или, наоборот, малые значения одного набора связаны с большими значениями другого (отрицательная корреляция), или данные двух диапазонов никак не связаны (нулевая корреляция).
   

   Для вычисления коэффициента корреляции между двумя наборами данных на листе используется статистическая функция КОРРЕЛ.
   

   3. Ковариационный анализ.
   

   Ковариация является мерой связи между двумя диапазонами данных. Используется для вычисления среднего произведения отклонений точек данных от относительных средних.
   

   Ковариационный анализ дает возможность установить, ассоциированы ли наборы данных по величине, то есть, большие значения из одного набора данных связаны с большими значениями другого набора (положительная ковариация), или, наоборот, малые значения одного набора связаны с большими значениями другого (отрицательная ковариация), или данные двух диапазонов никак не связаны (ковариация близка к нулю).
   

   Вычисления ковариации для отдельной пары данных производятся с помощью статистической функции КОВАР.
   

   4. Описательная статистика.
   

   Это средство анализа служит для создания одномерного статистического отчета, содержащего информацию о центральной тенденции и изменчивости входных данных.
   

   MS Excel включает и другие средства для статистического анализа:
   

   — регрессионный анализ;
   

   — анализ Фурье;
   

   — скользящее среднее;
   

   — персентиль и т.д.
   

   4.2 Использование сводной таблицы для консолидации данных
   

   Рассмотрим на примере использование сводных таблиц для консолидации данных.
   

   На рисунке 4.1 показаны три рабочих листа, каждый из которых содержит данные за месяц о продажах товаров в одном из магазинов крупной торговой сети. Необходимо консолидировать эту информацию в одну сводную таблицу. В данном примере исходные данные содержатся в одной рабочей книге. Однако так бывает далеко не всегда. Данные, которые необходимо консолидировать, могут находиться в разных рабочих книгах.
   

   Для создания сводной таблицы необходимо выполнить следующие действия.
   

   — добавить новый лист, можно назвать его Итоги.
   

   — выбрать команду Данные | Сводная таблица, чтобы запустить средство Мастер сводных таблиц и диаграмм.
   

   — в первом диалоговом окне мастера выбрать переключатель В нескольких диапазонах консолидации и щелкнуть на кнопке Далее.
   

   — в следующем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2 из 3 выбрать переключатель Создать одно поле страницы, после чего щелкнуть на кнопке Далее.
   

   
   

   Рис. 4.1. Рабочие листы, содержащие данные за месяц о продажах товаров
   

   Теперь необходимо определить диапазоны для консолидации. Первый диапазон — Магазин1!А$1:$D12 (его адрес можно ввести непосредственно или указать на рабочем листе). Необходимо щелкнуть на кнопке Добавить для добавления диапазона к списку Список диапазонов.
   

   Данные действия необходимо повторить для двух других диапазонов. После этого необходимо щелкнуть на кнопке Далее, чтобы снова перейти к диалоговому окну шага 3.
   

   В третьем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм надо щелкнуть на кнопке Готово.
   

   В результате сводная таблица будет иметь вид:
   

   
   

   Рис. 4.2 Сводная таблица
   

   На четвертом шаге описанной процедуры в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2а из 3 можно выбрать переключатель Создать поля страницы. Это позволит назначить имя каждому элементу в поле страницы.
   

   4.2 Группировка элементов
   

   Рассмотрим создание структур рабочего листа и группировку данных.
   

   Прежде чем создавать структуру, нужно убедиться в том, что данные подходят для создания структуры и формулы заданы правильно. Данные должны иметь иерархическую организацию. Все итоговые формулы должны быть введены правильно и согласовано. Под согласованностью подразумевается их одинаковое относительное положение.
   

   Создать структуру можно одним из способов :
   

   — автоматически;
   

   — вручную.
   

   Чтобы автоматически создать структуру для некоторого диапазона данных, надо выполнить следующее :
   

   — поместить табличный курсор в любую ячейку диапазона.
   

   — выбрать команду Данные | Группа и структура | Создание структуры.
   

   Excel проанализирует формулы из выделенного диапазона и создаст структуру. В зависимости от формул будет создана горизонтальная, вертикальная или смешанная структура.
   

   Если у рабочего листа уже есть структура, то будет задан вопрос, не хочет ли пользователь изменить существующую структуру. Необходимо щелкнуть на кнопке Да, чтобы удалить старую и создать новую структуру.
   

   Если воспользоваться командой Данные | Итоги, то Excel создаст структуру автоматически, при этом автоматически будут вставлены формулы для расчета промежуточных итогов, если данные введены в виде списка.
   

   Excel определяет способ создания структуры на основании анализа формул, поэтому без формул автоматически создать структуру невозможно. Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры).
   

   Чтобы создать группу строк, необходимо выделить полностью все строки, которые нужно включить в эту группу, кроме строки, содержащей формулы для подсчета итогов. Затем нужно выбрать команду Данные | Группа и структура | Группировать. По мере создания группы Excel будет отображать символы структуры.
   

   Если перед созданием группы будет выделен диапазон ячеек (а не строки или столбцы целиком), то Excel отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что пользователь хочет сгруппировать. Затем программа сгруппирует целиком те строки или столбцы, ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне .
   

   Можно выбирать также группы групп. Это приведет к созданию многоуровневых структур. Создание таких структур следует начинать с внутренней группы и двигаться изнутри наружу. В случае ошибки при группировке можно произвести разгруппирование с помощью команды Данные | Группа и структура | Разгруппировать
   

   В Excel есть кнопки инструментов, с помощью которых можно ускорить процесс группировки и разгруппировки (рис. 4.3). Кроме того можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt + Shift + для группировки выбранных строк или столбцов, или Alt + Shift + для осуществления операции разгруппирования.
   

   
   

   Рис. 4.3 Инструменты структуризации
   

   Инструмент структуризации содержит следующие кнопки .
   

   Таблица 4.1 Кнопки панели инструментов Структура.
   

   Кнопка	Название кнопки	Назначение
   	Символы структуры документа	Скрывает и отображает символы структуры документа
   	Группировать	Группировка выбранных строк и столбцов
   	Разгруппировать	Разгруппировка выбранных строк и столбцов
   	Отобразить детали	Показ деталей (т.е. соответствующих ячеек с данными) для выбранной ячейки с итогами
   	Скрыть детали	Сокрытие деталей (соответствующих ячеек с данными) для выбранной ячейки с итогами
   	Выделить видимые ячейки	Выделяет только видимые ячейки рабочего листа, оставляя скрытые ячейки с данными не выделенными

   3.3 Сортировка данных и итоги сводной таблицы, итоговые функции для анализа данных
   

   Если данные представлены в виде списка, программа «Excel» позволяет упростить этот процесс путем сортировки и фильтрации данных.
   

   Сортировка — это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию» на панели инструментов .
   

   Параметры сортировки задают командой «Данные» > «Сортировка» . При этом открывается диалоговое окно «Сортировка диапазона» . В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.
   

   Рассмотрим вычисление итогов на примере сводной таблицы (с использованием группировки данных). В Excel предусмотрено удобное средство, которое позволяет группировать определенные элементы поля. Например, если одно из полей базы данных состоит из дат, то для каждой даты в сводной таблице будет отведена отдельная строка или столбец. Иногда полезно объединить даты в месяцы или кварталы, а затем убрать с экрана слишком детальное их представление. На рис. 4.4 показана сводная таблица, созданная на основе базы данных Банк.
   

   В ней показан итоговый баланс для каждого типа счета (поле столбца) по каждому из отделений (поле строки). Требуется создать отчет, который сравнивал бы результаты деятельности западного отделения с двумя другими отделениями, вместе взятыми. Решение очень простое — нужно создать группу, состоящую из данных центрального и северного отделений.
   

   
   

   Рис. 4.4 Пример сводной таблицы
   

   Чтобы создать группу, необходимо выделить ячейки, которые будут сгруппированы, в данном случае — А6:А7. Затем надо выбрать команду Данные | Группа и структура | Группировать. В результате Excel создаст новое поле и назовет его Отделение2. В этом поле находиться два элемента: Западное и Группа1 (рис. 4.5).
   

   
   

   Рис. 4.5 Сводная таблица после группировки данных
   

   Теперь можно удалить исходное поле Отделение и переименовать названия полей и элементов. На рисунке 4.6 показана сводная таблица после этих изменений. Новое название поля не может совпадать с названием существующего поля. При несовпадении имен Excel просто добавляет новое поле к сводной таблице. Поэтому в рассмотренном примере нельзя переименовать Отделение2 в Отделение без удаления исходного поля.
   

   
   

   Рис. 4.6 Сводная таблица после выполненных преобразований
   

   Если элементы, необходимые для группировки, расположены не подряд, то выделить их можно следующим образом: необходимо нажать Ctrl и отметить элементы, которые должны составлять группу.
   

   Если элементы поля содержат числа, даты или время, то можно разрешить программе сгруппировать их автоматически. На рисунке 4.7 показана часть другой сводной таблицы, которая создана на основе той же банковской базы данных. На этот раз в качестве поля строки используется поле Счет, а в качестве поля столбца — Тип. Область данных отображает количество счетов данного типа.
   

   
   

   Рис. 4.7 Пример сводной таблицы
   

   Чтобы создать группу автоматически, нужно отметить любой элемент поля Счет. Затем необходимо выбрать команду Данные | Группа и структура | Группировать. Появится диалоговое окно Группирование, показанное на рисунке 4.8.
   

   
   

   Рис. 4.8 Диалоговое окно Группирование
   

   По умолчанию в нем будут показаны наименьшее и наибольшее значения, которые можно изменить по своему усмотрению. Например, чтобы создать группу с шагом в 5 000, необходимо ввести 0 в поле Начиная с, 100 000 — в поле По и 5 000 — в поле С шагом. Затем требуется щелкнуть на кнопке OK, и Excel создаст указанные группы. На рисунке 4.9 показана результирующая сводная таблица.
   

   
   

   Рис. 3.9 Результирующая сводная таблица
   

   В Excel существуют итоговые функции – они используются для вычисления автоматических промежуточных итогов, для консолидации данных, а также в отчетах сводных таблиц и сводных диаграмм. Следующие итоговые функции доступны в отчетах сводных таблиц и сводных диаграмм для всех типов исходных данных кроме OLAP (табл. 4.2) .
   

   Таблица 4. 2 Итоговые функции
   

   Функция	Результат
   Сумма	Сумма чисел. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по числовым полям.
   Количество значений	Количество данных. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по нечисловым полям. Операция «Кол-во значений» работает так же, как и функция СЧЁТЗ.
   Среднее	Среднее чисел.
   Максимум	Максимум чисел
   Минимум	Минимум чисел
   Произведение	Произведение чисел.
   Количество чисел	Количество данных, являющихся числами. Операция «Кол-во чисел» работает так же, как и функция СЧЁТ.
   Несмещенное отклонение	Несмещенная оценка стандартного отклонения для генеральной совокупности, где выборка является подмножеством генеральной совокупности.
   Смещенное отклонение	Смещенная оценка стандартного отклонения генеральной совокупности по выборке данных.
   Несмещенная дисперсия	Несмещенная оценка дисперсии для генеральной совокупности, где выборка является подмножеством генеральной совокупности.
   Смещенная дисперсия	Смещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных.

   В ходе работы были рассмотрены такие средства MS Excel, как анализ «что-если» (и реализующие его таблицы подстановок, надстройки «Поиск решения» и «Подбор параметра»), статистическая обработка данных.
   

   В работе описаны основные моменты, которые требуется знать пользователю при использовании данных средств. Кроме того, был кратко рассмотрен такой мощный инструмент Excel, как формирование сводных таблиц и диаграмм.
   

   Всего сказанного выше достаточно для того, чтобы еще раз убедиться в преимуществах программа работы с электронными таблицами по отношению к ведению расчетов вручную, и, в частности, для того, чтобы склониться в пользу продукта от Microsoft при выборе ПО для работы.
   

   Список использованных источников
   

Додженков В.А., Колесников Ю.И. Microsoft Excel 2002. — СПб, БХВ-Петербург, 2003 г. — 1056с..


Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel 2002. – СПб: БХВ-Петербург, 2003. — 1072с.


Мак Федриз П. и др. Microsoft Office 97. Энциклопедия пользователя. – Киев: «Диасофт», 2009. – 445 с.


Основы экономической информатики. Учеб. Пособие / Под ред. А.Н. Морозевича. – Мн.: ООО «Новое знание», 2006. – 573 с.
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМПЬЮТЕРА